DASAR SURAT MENYURAT

  A.    Bahasa Surat Niaga dan Surat Dinas

Bahasa surat dinas harus resmi karena digunakan oleh instansi pemerintah mulai dari tingkat yang paling rendah sampai ke tingkat yang paling tinggi untuk kepentingan administrasi pemerintahan.

Bahasa surat niaga bersifat komplementer atau saling melengkapi. Penggunaan bahasanya lebih luwes jika dibandingkan dengan Bahasa surat dinas, karena surat dinas lebih merujuk kepada surat sebelumnya seperti, surat perintah, surat tugas atau surat keputusan.

Akan tetapi Bahasa surat dinas maupun surat niaga tetap harus jelas, lugas, sederhana, tidak meragukan, mudah dan dapat cepat dipahami oleh pembaca.

1.    Ciri-ciri Bahasa surat :

a.       Jelas, maksudnya Bahasa dalam surat harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu dan kepada siapakah surat itu ditujukan.

b.      Lugas, maksudnya kalimat yang digunakan harus langsung menunjukan persoalan atau permasalahannya saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan serta tepat sesuai dengan maksdu yang dikehendaki.

c.       Menarik dan sopan, Bahasa yang menarik adalah Bahasa yang hidup, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah usang dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain.

B.     Aneka Surat Dinas dan Surat Niaga

1.      Surat Dinas atau Resmi

Surat yang isinya mengenai administrasi pemerintah yang dibuat oleh lembaga pemerintah.

Yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut :

a.       Surat pemberitahuan

Surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota lingkungan agar mereka mengetahui tentang apa yang perlu diketahui.

b.      Surat Undangan

Surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu.

c.       Surat Kuasa

Surat yang berisi pelimpahan wewnang kepada seseorang atau pejabat yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang yang memberi kuasa orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.

d.      Surat keterangan

Surat yang isinya menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal.

e.       Surat memo dan nota dinas

Surat khusus yang dipergunakan secara intern dalam suatu unit organisasi, yang dilaksanakan oleh pejabat kantor.

f.       Surat Edaran

Surat yang dibuat untuk memberitahukan sesuatu, yang ditujukan kepada beberapa orang atau kantor atau kepada banyak pihak.

g.      Surat pengantar

Surat untuk mengantar sesuatu dengan maksdu agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

h.      Surat perintah

Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi/pihak yang lebih tinggi yang ditujukan kepada instansi/pihak yang lebih rendah agar bawahan itu berbuat seuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana yang dijelaskan dalam surat perintah.

i.        Surat Intruksi

Surat yang berisi perintah dan petunjuk-petunjuk yang versumber pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.

j.        Surat Tugas

Surat yang dating dari pihak lebih tinggi/pejabat untuk menugaskan kepada bawahan agar melakukan pekerjaan tertentu.

2.      Surat Niaga (Dagang/Bisnis)

Surat yang digunakan seseorang atua perusahaan untuk menyampaikan berita informasi yang berhubungan dengan perniagaan. Surat niaga yang sering digunakan ada sepuluh jenis, yaitu sebagai berikut :

a.       Surat Perkenalan

Surat yang isinya memperkenalkan hasil produksi suatu perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang ditujukan kepada calon pembeli.

b.      Surat Permintaan Penawaran

Surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan katalog.

c.       Surat Penawaran

Surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa.

d.      Surat Pesanan

Surat yang isinya memeasan barang atau jasa tertentu dari pembeli kepda penjual.

e.       Surat Konfirmasi Pesanan

Surat yang berisi data informasi yang diisi oleh penjual berdasarkan surat pesanan atau via telepon dari pemesan, tentang pesanan yang terdiri dari nama barang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli.

f.       Surat Penolakan Pesanan

Surat yang di berikan penjual apabila terjadi pemesanan barang atua jasa yang tidak dapat dipenuhi oleh penjual karena ada suatu masalah, maka pihak penjual segera mengirimkan surat penolakan pesananan, jangan sampai pemesan menunggu terlalu lama.

g.      Surat Pengiriman Pesanan

Surat yang dikirim oleh penjual yang isinya memberitahukan kepada pembeli bahwa surat pesanan sudah di terima.

h.      Surat Pengaduan/Penuntutan

Surat pemberitahuan untuk penjual yang dibuat oelh pembeli mengenai ketidaksesuaian barang yang diterimanya dengan barang yang dipesan dan disertai juga dengan tuntutan dan penyelesaiaanya.

i.        Surat Pengiriman Pembayaran

Surat yang dibuat oleh pembeli, untuk memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah duterima dan pembayaran sudah dilakukan.

j.        Surat Penagihan

Surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli berisi peringatan agar pembeli membayar utangnya yang sudah lewat dari tanggal jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.

DAFTAR PUSTAKA

Sri Endang R dkk. 2006. Modul Melakukan Prosedur Administrasi. Erlanga

DOKUMEN DAN RUANG LINGKUP DOKUMEN

1.      Pengertian Dokumen

a.                Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986;38)

·     Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan,artefak,peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan0petilasan arkeologis.

·   Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian,undang-undang,hibah dan konsesi.

·        Dokumen dalam ari luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun,baik yang bersifat tulisan,lisan,gambaran atau arkeologis.

b.                Pengertian dokumen menurut G.J Renier (University Collage London 1997;104)

·      Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja,baik tertulis maupun lisan.

·       Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua suber tertulis saja.

·   Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara,seperti surat perjanjian,undang-undang,konsesi,hibah dan sebagainya.

2.      Jenis-Jenis Dokumen

           a.    Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya

1)    Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan ijazah.

2)  Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan saham.

3)     Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.

4)     Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya: Keppres dan UU.

           b.    Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya

1)    Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.

2) Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).

3)   Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).

c.    Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :

1)   Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat

2)    Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan

3)    Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan

4)  Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .

d.    Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

1)  Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :

a)    Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.

b)       Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.

c)       Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

2)  Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam  pekerjaan kantor.

           e.    Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya ..

1)    Dokumen lateral, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam .seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .

2)      Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

3)  Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .

DAFTAR PUSTAKA

https://dian4nggraeni.wordpress.com/2012/11/12/jenis-jenis-dokumen-kantor/

https://biotechs.wordpress.com/2014/11/18/dokumen-pengertian-jenis-jenis-dan-ruang-lingkup/

http://inamayladin.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-dokumen-dokumentasi.html

DASAR DASAR KOMUNIKASI

A.  Pengertian Komunikasi

·      Komunikasi adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.

·      Evertt M. Rogers mendefinisikan komunikasi sebagai proses yang di dalamnya terdapat suatu gagasan yang dikirimkan dari sumber kepada penerima dengan tujuan untuk merubah perilakunya. Pendapat senada dikemukakan oleh Theodore Herbert, yang mengatakan bahwa komunikasi merupakan proses yang di dalamnya menunjukkan arti pengetahuan dipindahkan dari seseorang kepada orang lain, biasanya dengan maksud mencapai beberapa tujuan khusus.

·      Astrid Susanto dalam bukunya yang berjudul “Komunikasi dalam teori dan praktek” menyebutkan bahwa komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti, lambang adalah sesuatu hal yang mengandung arti tertentu.

·       Achmad S. Ruky

Menurut Achmad S. Ruky, komunikasi merupakan proses pemindahan dan pertukaran pesan, dimana pesan ini dapat berbentuk fakta, gagasan, perasaan, data atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Proses ini dilakukan dengan tujuan untuk mempengaruhi dan/ atau mengubah informasi yang dimiliki serta tingkah laku orang yang menerima pesan tersebut.

·      Atep Aditya Barata

Atep Aditya Barata mendefinisikan komunikasi sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan, berita, atau informasi yang terjadi diantara dua orang atau lebih. Proses ini dilakukan secara efektif agar pesan yang disampaikan dapat dipahami oleh penerimanya.

·      David K. Berlo

Dalam buku Pengantar Ilmu komunikasi karangan Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc dikatakan bahwa David K. Berlo mendefinisikan komunikasi sebagai instrumen dari interaksi sosial, yang berguna untuk mengetahui dan memprediksi sikap orang lain, serta mengetahui keberadaan diri sendiri. Dilakukan dengan tujuan untuk menciptakan keseimbangan dalam masyarakat.

B.  Komponen Komunikasi

Menurut kamus umum bahasa Indonesia karangan Poerwadarminta, komponen adalah bagian yang berperan dalam proses komunikasi.

·      Komunikator

Komunikator adalah pihak yang menyampaikan pesan pada pelaksanaannya dapat dilakukan oleh perseorangan atau kelompok.

·      Pesan adalah Informasi dan rangsangan dari komunikator kepada komunikan. Pesan dapat berupa kata-kata (verbal) misalnya : pujian, caci-maki, berita. Pesan juga dapat berupa bukan kata-kata (non verbal) misalnya : body language (bahasa isyarat), suara, warna, dan sebagainya.

·      Komunikan

Orang yang menerima pesan dari komunikator.

·      Media

Yaitu alat yang digunakan untuk menyampaikan dan menghubungkan pesan kepada komunikan. Misalnya : TV, Radio, Telepon, Surat, Koran, Majalah, dan sebagainya.

·      Feedback

Respon atau umpan balik yang diberikan komunikan kepada komunikator. Feedback dibagi menjadi 3 macam yaitu positive feedback, negative feedback,netral feedback.

C.  Faktor pendukung keberhasilan komunikasi

1.  Kepandaian komunikator dan komunikan

2.  Sikap yang baik dari komunikator dan komunikan

3.  Keadaan lahiriah/fisik yang baik dari komunikator dan komunikan

4.  Kesamaan system social (ekonomi-budaya) dari komunikator dan komunikan.

D.  Faktor penghambat komunikasi

1.  Komunikator dan komunikan tidak memiliki pengetahuan yang luas.

2.  Bahasa yang dipergunakan kurang jelas.

3.  Adanya prasangka yang tidak beralasan.

4.  Adanya panca indera yang rusak.

5.  Adanya alat komunikasi yang rusak.

6.  Sikap yang kurang bijaksana.

7.  Komunikasi satu arah (tidak ada tanggapan).

E.   Media Komunikasi

1.      Pengertian Media komunikasi

Media berarti alat Bantu untuk mencapai tujuan. Sedangkan komunikasi berarti suatu kegiatan untuk menyampaikan pesan atau berita. Bila kedua kata tersebut kita rangkaikan maka secara umum media komunikasi dapat diartikan sebagai “suatu alat yang dipergunakan untuk mempermudah dalam penyampaian informasi atau ide-ide dari seseorang kepada orang lain agar maksud dan tujuan dapat tercapai dengan baik.

2.      Fungsi Media Komunikasi

Secara umum untuk media komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut :

1.      Untuk memperjelas informasi yang disampaikan.

2.      Untuk mempermudah penyampaian informasi.

3.      Untuk mempersingkat waktu untuk menyampaikan suatu informasi.

4.      Untuk membangkitkan daya tarik bagi konsumen.

LATIHAN

Buatlah suatu essay yang membahas mengenai pentingnya komunikasi dalam menghadapi MEA ?

DAFTAR PUSTAKA

http://ismalasari10.blogspot.co.id/2016/07/materi-korespondensi.html

Kamus besar bahasa indonesia